PRINCE2 processen: van starting up tot closing a project

Een project voelt vaak als één lange beweging. Er is een idee, er komt een plan, mensen gaan aan het werk en op een bepaald moment moet er iets worden opgeleverd.

PRINCE2 kijkt daar anders naar. Het ziet een project als een reeks bewuste stappen, met momenten waarop je beslist, uitvoert, controleert en opnieuw beoordeelt. Dat hoeft niet beklemmend te zijn en vrijheid weg te nemen.

De processen helpen om die beweging te structureren. Ze lopen van het voorbereiden van een project tot het afsluiten ervan. Denk aan starting up a project, directing a project, initiating a project, controlling a stage, managing product delivery, managing a stage boundary en closing a project.

In de praktijk is vooral het begin belangrijker dan mensen denken. Veel projecten starten eigenlijk al voordat ze goed zijn gestart. Er is budget, er is urgentie, er is iemand aangewezen. Dus begint men.

Maar een project starten is iets anders dan werk beginnen. Starting up en initiating helpen om eerst helder te krijgen of het project voldoende basis heeft. Waarom doen we dit? Wie is betrokken? Wat wordt er verwacht? Hoe gaan we sturen?

Daarna volgt het werk in fases. PRINCE2 gebruikt fases niet alleen om planning op te delen, maar ook om controle en besluitvorming mogelijk te maken. Aan het einde van een fase kijk je opnieuw: klopt de business case nog, zijn risico’s veranderd, is de volgende fase nog verantwoord?

Dat klinkt logisch. Toch zien we in veel organisaties dat projecten vooral doorgaan omdat ze al bezig zijn. Stoppen, herzien of echt bijsturen voelt dan als falen.

En dat is vaak waar het moeilijk wordt.

De ongemakkelijke waarheid is dat doorgaan soms makkelijker is dan eerlijk kijken. Zeker als er al tijd, geld en reputatie in een project zit.

De processen van PRINCE2 helpen om dat moment minder persoonlijk te maken. Niet “wie heeft dit verkeerd gedaan?”, maar “wat weten we nu, en wat betekent dat voor het vervolg?”

Dat vraagt professionele vaardigheid. Een goede projectmanager volgt niet alleen het proces, maar gebruikt het om betere gesprekken mogelijk te maken.

Voor wie PRINCE2 Foundation volgt, zijn de processen dus geen rijtje om te onthouden. Ze laten zien hoe je een project bestuurbaar houdt van idee tot afronding.

Waar in jouw projecten wordt echt bewust besloten, en waar gaat het werk vooral vanzelf door?