PRINCE2 rollen uitgelegd: project board, projectmanager en teammanager

In projecten ontstaat vaak gedoe doordat mensen denken dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Tot er een lastig besluit nodig is.

Dan blijkt dat de projectmanager niet alles kan beslissen. De opdrachtgever is druk. De gebruikers zijn niet goed aangehaakt. Het team wacht op richting. En de organisatie verwacht ondertussen voortgang.

PRINCE2 besteedt veel aandacht aan rollen, juist om dat soort verwarring te voorkomen. Niet omdat een organogram het project redt, maar omdat besluitvorming en verantwoordelijkheid helder moeten zijn.

Een centrale rol is de project board. Die bewaakt of het project nog zinvol is en neemt belangrijke besluiten. Binnen die project board zitten belangen die in balans moeten blijven: de zakelijke kant, de gebruikerskant en de leverancierskant. Dus niet het klassieke managementcomité waaraan gerapporteerd wordt. Van hen kan je ook niet verwachten dat ze bij elk project de vinger aan de pols houden.

De projectmanager stuurt het project dagelijks aan. Die zorgt dat het werk gepland, opgevolgd en gerapporteerd wordt. De projectmanager verbindt inhoud, voortgang, risico’s en besluitvorming.

De teammanager richt zich op het opleveren van afgesproken producten of resultaten. Dat kan een interne teamleider zijn, maar ook iemand van een leverancier of uitvoerend team. Manager is hier maar een rol, het gaat om de ervaring en expertise om inschattingen te kunnen maken.

In de praktijk zien we dat deze rollen vaak door elkaar lopen. Een projectmanager gaat inhoudelijke keuzes maken die eigenlijk bij de business horen. Een stuurgroep bemoeit zich met details, maar ontwijkt moeilijke besluiten. Teams leveren werk op, maar weten niet goed waar het in het grotere project voor dient.

Dat is niet ongewoon. Dit is hoe organisaties vaak werken. Mensen vullen gaten op. Ze doen wat nodig lijkt. Soms is dat behulpzaam. Maar het kan ook zorgen voor ruis. Ik zou graag in een project alleen maar de theoretische PRINCE2 projectmanager zijn. Zo eenvoudig is het niet en daarom werkt PRINCE2 met rollen die combineerbaar zijn.

De ongemakkelijke waarheid is dat rolonduidelijkheid vaak prettig lijkt zolang alles goed gaat. Pas bij spanning wordt zichtbaar dat niemand echt wist wie moest kiezen.

PRINCE2 helpt om die spanning eerder bespreekbaar te maken. Wie beslist over scope? Wie accepteert risico? Wie vertegenwoordigt de gebruiker? Wie mag zeggen dat het project niet meer genoeg waarde heeft?

Dat vraagt niet alleen methodekennis. Het vraagt ook leiderschapsvaardigheid. Je moet durven benoemen waar verantwoordelijkheid ligt, zonder er een machtsstrijd van te maken.

Voor deelnemers aan PRINCE2 Foundation is dit een belangrijk inzicht. Rollen zijn geen theorie. Ze bepalen hoe snel, eerlijk en volwassen een project kan bewegen.

Waar in jouw projecten is verantwoordelijkheid helder, en waar vooral informeel geregeld?