Waarom zelfsturende teams mislukken

Zelfsturende teams mislukken zelden omdat mensen geen verantwoordelijkheid willen nemen. Dat is te eenvoudig gezegd.

In veel organisaties zien we iets anders. Teams willen best meer ruimte. Ze willen invloed op hun werk. Ze willen minder onnodige controle. Maar zodra de ruimte er is, blijkt dat de praktijk ingewikkelder is dan gedacht.

Besluiten blijven liggen. Overleggen duren lang. Sterke stemmen bepalen de richting. Lastige onderwerpen worden vermeden. De leidinggevende grijpt weer in. Na een tijd zegt iemand: “Zie je wel, zelfsturing werkt hier niet.”

Soms klopt dat. Maar vaak is er iets anders aan de hand.

Wat er meestal gebeurt, is dat zelfsturing wordt ingevoerd zonder genoeg aandacht voor wat teams nodig hebben om het goed te doen. Er is wel autonomie, maar geen gedeeld beeld van verantwoordelijkheid. Er is wel vrijheid, maar geen duidelijke manier om keuzes te maken. Er is wel vertrouwen, maar weinig oefening in elkaar aanspreken. Dan wordt vrijheid erg eng.

Dat maakt zelfsturing kwetsbaar.

Een concrete observatie uit de praktijk is dat veel teams prima kunnen praten over inhoud, maar moeite hebben met samenwerking zelf. Ze bespreken klanten, planning, taken en problemen. Maar ze vermijden vragen als: wie neemt hier eigenlijk eigenaarschap? Waarom spreken we elkaar niet aan? Waarom komt hetzelfde probleem elke maand terug?

En dat is vaak waar het moeilijk wordt.

De ongemakkelijke waarheid is dat zelfsturing zichtbaar maakt wat eerder door leiding werd opgevangen. Onduidelijkheid, afhankelijkheid, conflictvermijding en verschil in inzet waren er misschien al. Alleen kwamen ze minder duidelijk naar boven.

Zelfsturende teams mislukken ook wanneer de organisatie eromheen niet mee verandert. Een team mag dan zelf beslissen, maar moet voor elke afwijking toestemming vragen. Het team krijgt doelen, maar geen toegang tot informatie. Het team moet verantwoordelijkheid nemen, maar wordt afgerekend op zaken waar het geen invloed op heeft.

Dan ontstaat geen zelfsturing. Dan ontstaat schijnruimte.

Wat helpt, is eerlijk kijken naar de voorwaarden. Heeft het team genoeg kennis van het werkproces? Is helder waarover het mag beslissen? Zijn de resultaten zichtbaar? Kunnen teamleden elkaar aanspreken zonder dat het persoonlijk wordt? Kan de leidinggevende ruimte geven zonder afwezig te worden?

Dit zijn geen details. Dit zijn vaardigheden.

Zelfsturing vraagt persoonlijke volwassenheid, professionele duidelijkheid en leiderschap dat niet meteen oplost, maar ook niet verdwijnt.

Wanneer een zelfsturend team vastloopt, is de vraag dus niet alleen waarom het team het niet oppakt. De vraag is ook welke kennis, vaardigheden of vormen van begeleiding ontbreken om verantwoordelijkheid werkelijk mogelijk te maken.