De 5 fases van een project uitgelegd

Een project begint vaak met energie.

Er is een idee. Er is urgentie. Iemand ziet een probleem of kans. Mensen willen doorpakken. Dat is begrijpelijk. Niemand wil onnodig lang praten voordat er iets gebeurt.

Toch zien we in veel organisaties dat projecten juist door die snelle start later moeilijk worden.

De fases van een project helpen om het werk rustiger te bekijken. Niet omdat elk project een zwaar proces nodig heeft, maar omdat tijdelijk werk meestal door een aantal herkenbare bewegingen gaat.

Eerst is er de initiatiefase. Daarin wordt de vraag gesteld of het project zinvol is. Wat speelt er? Waarom is dit nodig? Wat gebeurt er als we niets doen? Deze fase wordt vaak kort gehouden. Soms te kort. Dan wordt een idee al een project voordat duidelijk is wat het echte probleem is.

Daarna komt de definitiefase. Hier wordt scherper gemaakt wat het project moet opleveren. Wat is het doel? Wat hoort erbij? Wat niet? Wie zijn betrokken? Welke randvoorwaarden zijn belangrijk? Dit is misschien wel de fase waar de meeste winst te halen is, omdat veel latere problemen hier hun oorsprong hebben.

Vervolgens komt de planningsfase. Dan wordt de aanpak concreet. Taken, volgorde, capaciteit, risico’s en mijlpalen worden zichtbaar. In veel organisaties wordt planning gezien als een administratieve stap. Maar een goede planning is eigenlijk een gesprek over realiteit.

Daarna volgt de uitvoeringsfase. Het werk gebeurt. Mensen leveren op, stemmen af, lossen problemen op en passen aan waar nodig. Hier wordt zichtbaar of de eerdere keuzes duidelijk genoeg waren. Als doel, scope of rollen vaag zijn gebleven, komt dat in deze fase bijna altijd terug.

Tot slot is er de afsluitfase. Het project wordt afgerond, het resultaat wordt overgedragen en er wordt geleerd van wat goed en minder goed ging. Deze fase verdwijnt vaak onder druk van het volgende project. Dat is jammer, want juist hier wordt kennis opgebouwd.

Wat we vaak zien is dat organisaties vooral aandacht geven aan uitvoering. Daar lijkt het echte werk te zitten. Maar wat er in de start en afsluiting gebeurt, bepaalt vaak of projecten beter worden of steeds dezelfde patronen herhalen.

Soms weten we dit al. Maar het is makkelijker om door te gaan naar de volgende actie dan om stil te staan bij wat nog niet helder is.

De 5 fases zijn daarom geen keurslijf. Ze zijn een manier om te zien waar een project zich bevindt en welke vragen op dat moment belangrijk zijn. Een klein project kan deze fases snel doorlopen. Een groot project vraagt meer aandacht. Het principe blijft hetzelfde.

Voor projectmedewerkers en projectmanagers vraagt dit om vaardigheden in timing. Wanneer moet je verdiepen? Wanneer moet je beslissen? Wanneer moet je accepteren dat niet alles zeker is? En wanneer moet je juist terug naar de basis omdat het project zijn richting verliest?

Dat is niet alleen methodekennis. Het is ook professioneel oordeel.

Project Management Essentials helpt om deze fases praktisch te herkennen en toe te passen zonder dat projectmanagement onnodig zwaar wordt.

In welke projectfase ontstaan bij jullie meestal de eerste scheurtjes: bij de start, in de planning of pas tijdens de uitvoering?